Depuis plusieurs années, la dématérialisation des factures est un sujet qui fait parler de lui. Certains ont très vite passer le cap en adoptant des nouvelles habitudes. Pour d’autres, ils sont déterminés à résister et à ne jamais quitter les factures papiers.
Pourtant, à l’ère du numérique, les documents papiers tendent à être remplacés par le format digital.
Sommaire
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Avant de commencer, faisons le point sur les différents formats d’une facture.
En effet, une facture électronique est définie comme telle lorsqu’elle est émise, transmise et reçue au format numérique. Ce sont les mêmes règles qui régissent les formats papiers.
Il est important de faire la distinction entre une facture électronique et dématérialisée. Ces dernières sont simplement imprimées et numérisées au moment de l’émission. On peut donc partir d’une facture papier et effectuer le processus de dématérialisation.
Concernant la conservation d’une facture électronique, l’administration fiscale a fixé des dispositions :
Les factures sécurisées par signature électronique doivent être conservées au format original pendant 6 ans.
Si une facture numérique est conservée sur support informatique, son délai de conservation est de 3 ans.
Pour ce qui est d’une facture électronique, son délai d’archivage est de 10 ans.
Vous l’aurez compris, on ne peut pas faire ce que l’on veut avec une facture. Qu’elle soit au format papier ou électronique. Des règles sont à respecter, et ce, afin d’encadrer ces nouvelles pratiques.
Quels sont les avantages de la digitalisation des factures ?
La sécurité
Une facture électronique à une traçabilité bien plus importante. En effet, de nombreux outils permettent de suivre l’ensemble des procédés de facturation, chaque étape est datée, classée et visible dans le temps.
Il est donc plus difficile de frauder avec une facture digitale.
Pour ce qui est de l’accessibilité à ses documents, c’est bien plus facile. Les factures sont stockées au même endroit et vous pouvez les exporter sous différents formats.
En utilisant une solution de facturation, vous vous garantissez l’intégrité et la conformité des factures. De plus, en cas d’impayé, vous pouvez facilement faire appel à un service de recouvrement.
La rapidité
Éditer et émettre une facture au format électronique est un gain de temps. Cela permet de faire abstraction des événements physiques qui peuvent retarder le processus (perte de courrier, retards…)
Et ces événements externes peuvent nuire à la trésorerie. Les e-factures permettent d’assurer un envoi en temps et en heure, et donc de réduire les délais de paiement.
Plus besoin de retrouver ses papiers dans une pile d’archive ou de perdre du temps à éditer ses factures à la main. En passant à la digitalisation des documents, vous pourrez retrouver tous vos documents en deux clics.
De plus, grâce à l’archivage électronique, l’ensemble de vos factures sont classés et protégées.
Concrètement, cela permet d’automatiser une partie des tâches chronophages.
Une réduction des frais
On ne se rend pas forcément compte du cout que représente une facture papier. Un rapport récent publié par GS1 France estime que le coût d’une facture papier est compris entre 8 € et 9,5 €. Alors qu’une facture électronique revient aux alentours de 5 €.
Soit une économie de 3 € par document.
Quel que soit le volume de factures de l’entreprise, cela peut représenter une économie d’argent non négligeable.
Se préparer au changement
Initialement prévu pour 2023, l’obligation légale de la digitalisation du processus de facturation va débuter en juillet 2024.
Voici quelques dates pour y voir plus clair :
– Juillet 2024 : Obligation de réception de la facture électronique pour l’ensemble des entreprises et d’émission pour les grandes entreprises.
– Janvier 2025 : Obligation d’émission pour les ETI.
– Janvier 2026 : Obligation d’émission pour les PME et TPE.
Ces échéances vont vite arriver et le changement prend du temps pour les entreprises. En effet, cela peut prendre jusqu’à 18 mois afin de mettre en place les nouveaux procédés et être opérationnel.
Que ce soit des petites entreprises ou des ETI, elles pourront bénéficier d’un accompagnement de la part de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). C’est une aide à ne pas négliger, surtout pour les entreprises qui ont du mal à gérer leur facturation et qui appréhendent le changement numérique.
Mais comment faire sa transition digitale ?
On sait à quel point il peut paraître difficile de changer tout son processus de facturation lorsque cela fait des années et qu’il est bien établi. Cela implique de changer ses habitudes et potentiellement, de devoir impliquer ses collaborateurs dans ce changement.
Mais au vu des avantages que ce changement représente, franchir le cap en vaut la peine !
Gardez à l’esprit que tout est beaucoup plus simple qu’il n’y paraît et surtout, plus simple que le processus que vous avez déjà.
C’est un gain de temps considérable pour vous et vos collaborateurs.
Pour mettre en place la digitalisation de votre facturation, le plus simple est de se tourner vers des outils de facturation en ligne.
La plupart du temps, ils intègrent la création et la gestion des factures, les relances automatiques, le suivi en temps réel des étapes de votre facturation et parfois même, un accès à du recouvrement et au paiement Open Banking.
Soan met à votre disposition toutes ces possibilités à travers sa solution en ligne.
Leur mission est d’aider les entreprises à se faire payer dans les délais et leur permettre d’accéder à du recouvrement en cas d’impayés. Toute la gestion des factures se fait à partir de la plateforme et garantie des factures conformes.
Alors n’attendez plus et anticipez la loi de digitalisation pour gagner du temps au quotidien.
