L’email marketing pour vos opérations événementielles

L’email marketing pour vos opérations événementielles

Vous organisez des journées portes ouvertes, une ouverture d’agence, ou une conférence ? Créez des scenarios d’email marketing pour inviter vos clients et prospects. Voici les étapes clés d’une campagne email pour un événement :

1. Créer son invitation

Votre invitation email devra répondre aux questions suivantes : Qui m’écrit ? Pour me dire quoi ? Où, quand et comment ? Ces informations seront indispensables à la bonne compréhension de votre message.

Au niveau de la forme, il faudra respecter les règles de base de l’email marketing : code HTML simple, ne pas utiliser d’image en arrière plan, respecter le ratio texte/image recommandé, etc.

Vous pourrez agrémenter votre message de quelques call-to-action pour générer du clic :

  • Bouton “M’inscrire” : afin de quantifier le flux de visiteurs lors de votre événement (et ainsi pouvoir prévoir le traiteur), n’hésitez pas à demander aux personnes de s’inscrire. Le lien sous le bouton pourra mener vers un formulaire d’inscription ou encore être un “mailto”.
  • Bouton “Transmettre à un ami” : ce call-to-action incitera à diffuser l’invitation auprès de collègues ou de connaissances dans le domaine. L’idée est d’utiliser vos clients comme des relais de communication.
  • Bouton “Ajouter à mon calendrier” : permet à vos contacts de bloquer la date de votre événement dans leur agenda. Cela peut réduire le taux de désistement. Voir comment créer un bouton “Ajouter à mon agenda”

2. Cibler ses invités

Il est très important de filtrer sa base de données pour n’inviter que les contacts pertinents. Vous pouvez pour cela tenir compte de différents critères : la géographie, l’activité et/ou le segment si votre base est segmentée, ou encore la fonction. Pourquoi pas également exclure vos concurrents.

Enfin, pour terminer sur l’aspect DATA, il faudra bien traiter les retours et respecter les désabonnés.

 

3. Formulaire d’inscription

Petit arrêt sur ce point, comme nous disions précédemment, le formulaire permet d’enregistrer la participation de vos clients/prospects et de quantifier le flux de visiteurs. Quelques conseils pour optimiser le formulaire :

  • Redonner les infos principales, à savoir : Titre, date, lieu, heure, etc.
  • Demander uniquement les données nécessaires pour avoir un formulaire SIMPLE. Par exemple : Société / Nom / Prénom / Email / Téléphone ou Mobile / Réponse + possibilité de venir accompagné.
  • Pré-remplir le formulaire pour augmenter sa conversion. Pourquoi demander les infos que vous possédez déjà ?
  • Intégrer un plan Google Maps et le bouton iCalendar pour rendre votre page plus dynamique.
  • Respecter le cadre légal : indiquer les mentions légales et ne demander que les données nécessaires – voir notre article sur la RGPB

formulaire inscription conference

4. Mécanique de routage, plusieurs messages à prévoir !

Prévoyez plusieurs envois de votre invitation ! Il est important de router la première invitation “tôt” afin de bloquer la date dans les agendas de vos contacts. Les repasses qui pourront être envoyées ensuite vous ferons systématiquement gagner de nouveaux inscrits.

Dans la gestion des repasses, deux possibilités :

  • Exclure l’ensemble des personnes ayant déjà répondu
    Rien de pire que de recevoir 4 fois le même email pour une conférence à laquelle on s’est déjà inscrit… Il faudra donc traiter les retours avec soin et faire preuve de rigueur !
  • Conserver le même groupe de destinataires, en excluant bien évidemment les désabonnés
    Ce parti pris est intéressant lorsque l’invitation est envoyée longtemps à l’avance et que le nombre de relances est faible. Vos contacts garderont ainsi votre manifestation en tête. Vous pouvez dans l’en-tête du message ajouter un texte personnalisé indiquant aux inscrits que leur participation a bien été enregistrée – voir l’exemple suivant :

emailing invitation conférence

Concernant le nombre de relances à envoyer, tout dépendra du taux de réaction de vos destinataires. Si vous avez 50 places pour votre conférence et qu’après le premier envoi, il y a déjà 40 inscrits, une repasse devrait être suffisante. Mais si, pour le même nombre de places de dispo, vous n’avez que 15 inscrits, il faudra très certainement envoyer plusieurs relances.

Enfin, quelques jours ou la veille de votre manifestation, envoyez un message de rappel à vos inscrits. C’est l’occasion de (re)donner toutes les informations pratiques : rappeler le thème, les horaires, le lieu avec pourquoi pas un plan d’accès, les infos pour le parking. Cela peut se faire par email ou pour être encore plus pratique par SMS !

Voici un exemple de mécanique :
4 semaines avant > Envoi de l’invitation : “Save the date – Journée Portes Ouvertes le {date} à Lille” ou “Invitation : JPO…”
2 semaines avant > Relance de l’invitation : “Save the date – JPO le {date} à Lille”, possibilité d’utiliser déjà le décompte J-
1 semaine avant > Relance de l’invitation : “J-7 – JPO le {date} à Lille”
1 ou 2 jours avant l’événement > Email de rappel aux inscrits : “Infos pratiques JPO de demain”; “Confirmation de votre participation”

Selon l’événement et la proximité avec les invités, différentes formulations d’objet sont possibles :
“Rencontrons-nous lors de nos JPO le {date}”
“Aurons-nous l’occasion de vous comptez parmi nous ?”
“Invitation {date} – Serez vous des nôtres ?”
“Formation Lead Manager – plus que quelques places”

Vous pouvez également mettre une info clé entre crochet au début de l’objet : [INVITATION] , [CONFERENCE].

 

5. Post-event

Votre manifestation s’est bien passée, vos convives ont apprécié les échanges, il ne vous reste plus qu’à les remercier. Un emailing de type texte sera le plus efficace. Si un support de présentation a été utilisé, ou des photos prises, vous pouvez le(s) joindre à votre message via un lien de téléchargement. Avant l’envoi, ajoutez les éventuels nouveaux contacts à la base de données.

Saisissez ce temps post-event comme une opportunité supplémentaire de business ! Créez les nouveaux contacts dans votre CRM, mettez-vous en relation avec eux sur LinkedIn, envoyez leurs votre catalogue, vos newsletters, etc.

 

Vous avez à présent toutes les clés pour créer votre campagne emailing d’invitation. Le succès de votre invitation dépendra de la qualité du message et de son adéquation avec la cible choisie. Enfin, n’oubliez pas que l’email marketing ne se fait pas tout. Pour avoir un maximum de résonance et de diffusion de l’information, utilisez plusieurs canaux : affiche en point de vente, actualité sur votre site, phoning…

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