Comment bien entretenir sa base email ?

Comment bien entretenir sa base email ?

Lorsqu’on utilise le canal emailing, le plus important est d’avoir une base de données à qui s’adresser. Mais il vous faudra prendre soin de vos listes emails, car négligées, elles pourraient entacher votre délivrabilité, nuire à votre réputation et vous risqueriez même de vous faire blacklister.

Pourquoi nettoyer sa BDD ?

– Eviter d’envoyer des emails qui n’arrivent à personne
– Maîtriser ses coûts
– Augmenter les performances de vos campagnes
– Conserver une bonne réputation auprès des FAI (Fournisseurs d’Accès Internet)

 

Les règles de base – la syntaxe

Il y a des règles basiques à suivre dans la syntaxe d’une adresse email. Généralement, un email s’écrit : user@domaine
En B2C, le domaine correspond majoritairement à des FAI ou des webmails : orange.fr ; gmail.com ; hotmail.fr etc.
En B2B, on trouve également des domaines propres aux entreprises : @hautsdefrance.fr ; @vinci-construction.com

Enfin sachez qu’en B2B, un email peut être générique : contact@batman.fr ou alors nominatif : bruce.wayne@batman.fr

Un email comportera toujours un arobase @ et au moins un point.
Les chiffres, le tiret et le caractère underscore sont également admis.
Le reste des caractères sera donc interdit :

  • Accents
  • Virgule
  • Point-virgule
  • Espace
  • Slash
  • Deux-points
  • Point d’exclamation
  • Point d’interrogation
  • Parenthèses
  • Crochets

Attention également, à la double ponctuation, par exemple @. ou -@ non admise dans la syntaxe de l’email.
Vous pourrez facilement identifier les emails mal orthographiés à l’aide de Excel par exemple.

 

La gestion des doublons

Plusieurs types de doublon existent, à vous de faire le tri !

– Email identique > dédoublonnage le plus simple à effectuer
– SIRET identique > l’ensemble des emails appartient à la même entreprise. Si l’entreprise ferme, il vous suffit de prendre tous les emails ayant le même SIRET et de les flagger en « emails inactifs ».
– Emails différents pour le même contact annie.dupont@domaine.fr et a.dupont@domaine.fr > le tri est plus complexe à effectuer, mais cela évite de paraître…

 

Les règles de base – la gestion du désabonnement

La question ne se pose même pas, il FAUT désabonner les personnes qui le demandent. En plus d’être une obligation légale, envoyer une campagne à des destinataires qui souhaitent être désinscrits ne donnera rien. Cela ne fera que créer des plaintes à votre encontre et les FAI vous mettront en blacklist ! A partir de là, adieu bonne réputation et délivrabilité…

La mise en place d’un preference-center peut limiter l’érosion de votre base de données.

 

Gestion des retours de campagnes 

Lors du routage, les serveurs d’envoi enregistreront des bounces indiquant l’échec de la transmission. On distingue le hard-bounce (erreur définitive) du soft-bounce (erreur temporaire). Il faudra exclure les hard-bounces de vos prochains envois et suivre les soft de très près. Les FAI utilisent le taux de bounce pour identifier les spammeurs. On estime le taux acceptable tant qu’il ne dépasse pas les 4 à 5%.

Autres emails de retour, les réponses automatiques qui arriveront à l’expéditeur : départ en retraite, changement d’interlocuteur, congés… Cette partie doit être traitée manuellement, mais ce travail est essentiel pour conserver une base propre et dans certains cas obtenir de nouveaux contacts !

 

Pour conclure, il faut avoir en tête que cette phase de nettoyage se fait en amont du chargement du fichier mais également au fil de l’eau. Prenez le temps, après chaque envoi, de traiter les retours. Gardez une trace de vos actions en flaggant les emails ; en créant une liste des désabonnés. L’idée est d’avoir un historique des inactifs pour éviter des les ré-intégrer à la prochaine mise à jour. Si votre structure est équipée d’une CRM, il sera intéressant d’étendre l’assainissement à cet outil.

Enfin, pensez à qualifier et segmenter votre base et vos envois. Cela permettra de personnaliser les messages et d’optimiser la pression marketing et de limiter le taux de désabonnement.

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